15 juillet 2019
La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a créé l’obligation de conserver les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales pendant au moins 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus (CSS, art. L 243-16).
Les documents établis ou reçus sur support papier peuvent être conservés sur un support informatique.
Un arrêté du 23 mai 2019, entré en vigueur le 1er juillet 2019, est venu préciser les conditions d’archivage sur support informatique.
Ainsi, il est prévu que le transfert des factures établies sur un support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions assurant la reproduction à l’identique, sans aucun traitement de l’image d’origine.
L’arrêté prévoit que lorsque la présentation d’une pièce justificative ou d’un document numérisé ne répond pas aux conditions susvisées, le cotisant doit présenter l’original sous format papier. A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.